¿Cómo es que hoy que tenemos más consejos, trucos, herramientas, tecnología, calendarios y recordatorios que nunca, y aun así parece que siempre llegamos tarde a todos lados? ¿Cómo es que trabajamos más horas, nos movemos más rápido de lo que jamás lo hemos hecho, y aun así no parece ser suficiente? ¿Cómo es que hoy sabemos más sobre la gestión del tiempo, y aun así los niveles de estrés están más elevados que nunca? La razón es que todo lo que saben sobre la gestión del tiempo es incorrecto.

Empecé a notar esto hace un par de años, un sábado por la mañana, fui a la casa de mi socio para recogerlo, para ir a una reunión, su hijo de 3 años Lucas, un niño precioso rubito con ricitos en el pelo y ojos azules preciosos, le dijo a su padre antes de salir: "Papi, ¿a dónde vas?" Él le miró y dijo: "Oh, lo siento peque, papi tiene que ir a trabajar hoy". Y él lo miró, con los ojos llenos de lágrimas, y le dijo: "No papi, por favor, hoy no trabajes, ven a mi partido...papi porfa...".

Y en ese momento, me di cuenta de dos cosas. La primera es que todavía no estoy lista para ser madre. Y la segunda es que, aunque todo lo que han escuchado sobre la gestión del tiempo es lógico: trucos, consejos, herramientas, tecnología calendarios, listas, aplicaciones, que son muy lógicas, lo que aprendí ahí, de un niño de 3 años, es que la gestión del tiempo ya no solo es lógica, la gestión del tiempo es emocional, y como nuestro sentimiento de culpa, miedo, preocupación y frustración deciden como como utilizamos nuestro tiempo, así como todo lo que está en nuestra agenda y lista de tareas.

A decir verdad, no existe lo que llamamos gestión del tiempo.

No puedes manejar el tiempo, el tiempo avanza, nos guste o no. Entonces, no existe la gestión del tiempo. Solo existe la gestión de nosotros mismos.

Para que podáis entenderme, os contaré que la historia de la teoría la gestión del tiempo, empezó a fines de los años 50 y 60, y se produjo durante la revolución industrial, al principio, se pensaba en la gestión del tiempo como algo unidimensional, y basado en la eficiencia.

La idea de la eficiencia era para saber si podíamos desarrollar herramientas y tecnología que ayudaran a hacer todo más rápido, entonces en teoría, tendríamos más tiempo.

No hay nada malo con la eficiencia, en igualdad de condiciones, la eficiencia es mejor, pero aun así hay una desafortunada limitación de la eficiencia como estrategia en la gestión del tiempo, que se hace evidente con el hecho de que todos llevamos minicomputadoras en los bolsillos, y, aun así, de alguna forma, nunca logramos estar al día.

A finales de los 80, surgió la segunda era del pensamiento del manejo del tiempo. Creo que quien marcó el inicio fue el gran Dr. Stephen Covey. Y el Dr. Covey introdujo algo llamado pensamiento bidimensional. Él nos entregó "La matriz de la gestión del tiempo", en donde el eje X era urgencia, y el eje Y era importancia. Y lo bello de esto es que nos dio un sistema para calificar nuestras tareas, y basándonos en el puntaje, podíamos priorizarlas, una enfrente de la otra. Priorizar se trata de enfocarse primero en lo que más importa, y durante los últimos 20 años, este ha sido nuestro concepto general de la gestión del tiempo.

No significa que haya algo malo con priorizar, de hecho, priorizar es una habilidad valiosa hoy más que nunca. Aunque lo digamos alegremente como si fuera el arquetipo para la gestión del tiempo, ¿verdad? Decimos: "Ordena tus prioridades" o "tus prioridades no son las correctas".

El priorizar no genera más tiempo. Lo que hacemos al priorizar es tomar la tarea número 5 y la ponemos como número uno en la lista de quehaceres, y es válido, pero, en sí mismo, no hace nada para generar más tiempo, y no hace nada para ayudar a cumplir las otras cosas de la lista, solo las ordena.

Mientras que la mayoría toma decisiones basadas en urgencia e importancia, los multiplicadores hacen un tercer cálculo que se basa en el significado, si la urgencia es cuán pronto algo importa, y la importancia es qué tanto importa, entonces el significado es cuánto tiempo va a importar. Es un paradigma completamente diferente, que se añade a lo que ya estaba, está allí con lo viejo, pero también con lo nuevo.

Por lo general, si pensamos en la lista de quehaceres moderna, que es uno de los mecanismos o estrategias clave que tenemos, nos preguntamos, cuando elaboramos nuestra lista: "¿Qué es lo más importante que puedo hacer hoy? "

Los multiplicadores se preguntan: "¿Qué puedo hacer hoy que hará que mañana sea mejor?" "¿Qué puedo hacer ahora mismo, que hará un mejor futuro?" Hacen un cálculo significativo. Cuando digo: "Multiplica tu tiempo", podría sonar algo superfluo, como una exageración, pero realmente no lo es.

No hay nada que podamos hacer para crear más tiempo en un día, y ese es exactamente el problema, esa forma de pensar es el problema. 

Tenemos que romper ese paradigma, y en su lugar, pensar en el mañana, lo que nos lleva a la premisa de cómo multiplicar el tiempo. La manera de multiplicar el tiempo es simple: multiplicamos el tiempo dándonos un permiso emocional para hacer cosas hoy que nos dé más tiempo mañana.

Este es el cálculo significativo. Multiplicamos el tiempo dándonos un permiso emocional para hacer cosas hoy que nos darán más tiempo mañana.

El cálculo significativo lo cambia todo. El "Embudo del enfoque" es nuestro intento de crear una representación visual que codifique el proceso mental de los multiplicadores, inconscientemente, mientras evalúan cómo utilizar su tiempo.

Es como crean resultados extraordinarios, explosivos, exponenciales e increíbles, mientras otros generan resultados lineales, funciona así, si lo que haces está en la cima del embudo, lo primero que un multiplicador se pregunta es: "¿Puedo eliminar esto? ¿Vale la pena hacerlo?". 

Es otro ejemplo de cómo lo que saben sobre la gestión del tiempo está mal, o al menos que ha cambiado, ya que muchos de nosotros usamos listas, y los multiplicadores saben que la nueva gestión del tiempo tiene más que ver con lo que no se hace, que con lo que sí se hace. Los multiplicadores saben que la perfección se alcanza no solo cuando nada más se puede agregar, sino cuando nada más se puede quitar. Es el permiso para ignorar.

El desafío emocional es que luchamos con la culpa, y luchamos con el deseo de decir no, cuando en realidad sentimos que debemos decir sí, y así vamos por la vida tratando de nunca decir no.

En una entrevista con un multiplicador dijo algo que cambió mi vida, "Es inútil ir por la vida intentando nunca decir que no. Lo que tienes que entender es que siempre le estás diciendo no a algo". Porque cada vez que le dices sí a algo, estás diciéndole simultáneamente que no a una infinidad de cosas. Si no puedes eliminar la tarea, pregúntate: "¿puedo automatizarla?" Cualquier cosa que cree un proceso hoy, me ahorrará tiempo mañana.

Ese mismo, permiso para proteger. Se trata de enfocarse, y eliminar las distracciones. Y, honestamente, no hay nada fascinante o nuevo en eso.

Pero, si te preguntas: "¿Puede esto esperar para más tarde?" y decides que la respuesta es sí, entonces eso no es eliminar, automatizar o delegar, lo llamaremos "posponer a propósito". Pero, no van a posponer la tarea para siempre, puedes poner esa actividad en la cima del embudo, y en ese momento entrará en modo de espera donde circulará en el embudo del enfoque, hasta que eventualmente, un día, inevitablemente una de las estrategias será ejecutada en dicha tarea.

Pero hay una gran diferencia que debemos notar, es diferente esperar para hacer algo que sabemos que debemos hacer y que no queremos hacer, a esperar para hacer algo porque decidimos que este no es el momento correcto.

Esperar para hacer algo que sabemos que debemos hacer, pero no queremos, es el aplazamiento que mata el éxito. Esperar para hacer algo porque decidimos que no es el momento adecuado, no es aplazarlo, eso no mata el éxito, eso es una virtud, y es también una forma de arte que el mundo necesita, paciencia.

La paciencia de aplazar cosas insignificantes. Cómo revisar el correo 24 horas al día, 7 días a la semana. Multiplicas tu tiempo cuando te das el permiso emocional de emplear tiempo en cosas para hoy, que crean más tiempo mañana.

Es importante saber que el 91% de las personas señala que reduce el estrés laboral.

Un 90% establece que tener una buena gestión del tiempo incrementa su productividad.

El 86% destaca que esta estrategia mejora su enfoque en las tareas.

Un 83% menciona que mejora la toma de decisiones.

En definitiva y como conclusión, la gestión del tiempo es la planificación y ejecución de un control de la cantidad de tiempo que se dedica a determinadas actividades, con el fin de ganar eficiencia y productividad.

Todos comprendemos y utilizamos el tiempo como una medida que nos permite situar algo sobre una línea cronológica para expresar cambios entre dos momentos determinados. En consecuencia, igual que cualquier escala de medición, la manera en que lo calculamos es un invento nuestro.

Estaremos de acuerdo que el tiempo es oro, por eso si lo que necesitas es eso, tiempo, que mejor que contratar profesionales que te ayuden a llegar a tus objetivos mediante la externalización de servicios, consúltanos sin compromiso, estaremos encantados de ayudarte.