¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es una actividad que se puede desarrollar tanto en un ámbito personal como empresarial y que pretende lograr un objetivo específico mediante la ejecución de determinadas tareas que han sido previamente planificadas y seguirán un estricto seguimiento para la comprobación de su correcta ejecución en un tiempo determinado para lograr el éxito del proyecto.

Podemos decir que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para elaborar un producto, generar un servicio o resultado, ya sea en el ámbito profesional o personal, sea cual sea la naturaleza de este.

Esta temporalidad hace referencia a que el proyecto tenga una fecha de inicio y una fecha de finalización definidas, es decir, un proyecto no se alarga infinitamente en el tiempo.

El final se logrará al alcanzar los objetivos por el cual el proyecto ha sido iniciado.

Características del Proyecto

En ocasiones los proyectos se finalizan antes de la consecución de los objetivos por los que fueron iniciados, esto puede suceder en casos como que las necesidades iniciales por las que se comienza el proyecto desaparecen, o porque el cliente o patrocinador de este desea poner fin al proyecto entre otros motivos.

A veces, los proyectos cambian y se transforman hasta lograr el objetivo deseado, a ese proceso de transformación y adaptabilidad se le llama metodología Ágil.

Cada proyecto genera un resultado, ya sea producto o servicio, único, a pesar de existir en los distintos proyectos elementos que puedan repetirse, esta repetición no altera las características fundamentales y únicas del proyecto. Por ejemplo, los barcos pueden ser construidos con características similares, por el mismo equipo, pero la localización de la construcción será distinta, el clima que pueda afectar a las distintas fases de construcción será diferente, las circunstancias de la construcción serán diferentes, diferentes interesados, etc.

Tipos de Proyecto

Un proyecto es un sistema dinámico que tiene que mantenerse constantemente en equilibrio. Gestionar un proyecto es un esfuerzo que conlleva administrar una serie de actividades integradas. Si una determinada actividad no produce los resultados esperados, podrá afectar a otras áreas del proyecto.

Por ejemplo, el cambio del alcance siempre afectará al coste del proyecto, así como la reducción del plazo de entrega de un producto podrá repercutir en la calidad de éste. Esta restricción (alcance, tiempo, coste y calidad) será de aplicación para todos los proyectos, sea cual sea la naturaleza de éstos.

Cuando se habla de proyecto siempre es necesario especificar algo más que permita encuadrar el área o sector donde sus competencias se desarrollarán.

Existen muchos tipos de proyectos, pero los más comunes son:

Sea cual sea la naturaleza del proyecto, todos y cada uno de ellos tendrán unas líneas base.

Estas líneas base son un conjunto de fechas de inicio y de fin, duraciones de trabajo planificadas y los costes previstos durante la fase inicial del proyecto: se trata de una "fotografía" del proyecto en el momento en el que se realizaron las primeras estimaciones. Además, representan el plan original aprobado por los interesados.

Estas informaciones serán la referencia principal por donde se realizarán las mediciones y eventuales desviaciones que se produzcan a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Un seguimiento correcto de la línea base del proyecto permitirá poner en marcha acciones preventivas o correctivas que posibiliten poner el proyecto dentro de la línea base original establecida.

Conforme el proyecto avance, las líneas base serán contrastadas con la situación actual del proyecto, que proveerá las desviaciones reales en función de los planes establecidos. Estas comparaciones serán realizadas en momentos puntuales del proyecto, normalmente durante la finalización de una fase o en el momento en el que el proyecto alcance uno de sus hitos.

Normalmente un proyecto cuenta con tres líneas base que son las del alcance, costes y tiempo:

Linea base del alcance (scope baseline): representa la suma de todos los entregables del proyecto. Además, refleja todo el trabajo necesario para concluir el proyecto. Es representada por la Estructura de descomposición del Trabajo (EDT).

1. Línea base del coste (cost baseline): representa la inversión monetaria total necesaria para desarrollar todos los entregables definidos en la línea base del alcance. La línea base del coste no incluye un eventual presupuesto de contingencias. 
2. Línea base de plazo (schedulebaseline): determina el tiempo total necesario para desarrollar todos los entregables definidos en la línea base del alcance. Puede ser representada por el cronograma del proyecto.

La línea base del alcance normalmente es la primera en ser desarrollada, luego le suceden las de plazo y coste.

A partir de ese momento el proyecto ya cuenta con una línea base general definida. En ocasiones hay limitaciones claras de tiempo o de recursos financieros, es estos casos la primera línea base que se desarrollará será la que cuente con esta restricción.

Cualquiera de las líneas base del proyecto pueden sufrir modificaciones conforme el proyecto avanza. 

Toda vez que se introduzcan cambios, la línea base anterior es abandonada y toda monitorización será realizada en función de la nueva línea base. Siempre que se produzcan cambios en una de las líneas base del proyecto, las otras deberán ser revisadas y reajustadas.

De todos modos, aunque se abandonen las líneas base anteriores, es importante comparar las desviaciones producidas durante el desarrollo del proyecto.

Para diseñar una línea base es importante disponer, principalmente, de los siguientes datos:

• Las estimaciones de coste del proyecto desglosados por fases o por actividades desde el inicio hasta el cierre del proyecto.
• El cronograma original del proyecto desglosado por fases o por actividades.
• También se pueden diseñar líneas base del consumo de recursos disponibles para el proyecto como puede ser materia prima, instalaciones, maquinaria, etc.

Elegir un modelo o un criterio de selección de un proyecto es una tarea que implica el cumplimiento de una serie de requisitos importantes que deberán tenerse en cuenta.

A continuación, estableceremos alguno de ellos:

• Realismo: El criterio elegido deberá reflejar la realidad de la situación actual, incluyendo los múltiples objetivos que pueden tener la empresa y sus gerentes.
• Capacidad: El modelo debe de ser capaz de generar resultados que permitan realizar comparaciones con escenarios diferentes, optimizando el proceso de decisión.
• Flexibilidad: Para cumplir correctamente con el requisito anterior, el modelo tiene que ser flexible, es decir, debe permitir modificar variables y generar diferentes resultados, de acuerdo con el escenario que se aplique.
• Manejo: Un modelo de selección de proyectos debe ser de fácil comprensión y los resultados generados no deberán de ser difíciles de interpretar. Para ello, los datos utilizados en el modelo deberán ser exactos, actualizados y no excesivos.
• Coste: El modelo para la extracción de los datos, el tratamiento de estos y el análisis de los resultados no debe ser costoso ni consumir demasiado tiempo.

Por ejemplo, el proyecto A podrá incrementar su participación en su mercado de actuación y el proyecto B podrá incrementar su competitividad, ¿Cuál sería el mejor? El modelo deberá estar alineado con los objetivos estratégicos de la organización, sin dejar de tener en cuenta las limitaciones que todas las empresas suelen tener (costes, personal, plazos...).

Los criterios de selección de proyectos pueden dividirse básicamente en dos, los financieros y los no financieros. Podrán usarse, uno, otro o ambos, todo dependerá de los objetivos y de las necesidades de la organización.

Ahora que conoces mejor lo que son los proyectos, sus características y tipos de proyectos, queremos ofrecerte nuestros servicios en Blue Management poniendo a tu disposición nuestros directores del departamento de Project Management de BlueMg, donde puedes contactar con expertos que te ayudarán a dar el paso y crear tu proyecto ya sea personal o empresarial.

Si te ha gustado esta pequeña pincelada sobre los proyectos quizá pueda interesarte nuestro siguiente artículo en nuestro Blog : Criterios financieros y no financieros para la selección de proyectos...

Bibliografía: PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® marcas registradas del Project Management Institute, Inc.