Para comenzar a planificar un proyecto, primero debemos comprender qué es un plan y por qué es tan importante tenerlo o llevarlo a cabo. 

¡Bienvenido a los pormenores de la planificación de proyectos! 

En esta pincelada sobre la planificación y los proyectos nos enfocaremos en responder la pregunta, ¿cómo desarrollamos un plan?

En este artículo intentaré explicar, por qué planificamos y qué plan debe o no debe incluir una planificación. Discutiremos el proceso de determinación del alcance de un proyecto y veremos herramientas que pueden ayudarnos a identificar qué debería incluirse en nuestro proyecto.

Aprenderemos sobre la secuenciación de las tareas del proyecto y la naturaleza de las dependencias entre las actividades del proyecto. 

Aprenderemos cómo determinar la duración del proyecto y la ruta crítica, cómo se determina y por qué es útil. Veremos cómo debemos programar un proyecto y, finalmente, revisaremos cómo puede haber cambios en un plan para respaldar los objetivos generales de tu proyecto. 

COMENCEMOS A PLANEAR UN PROYECTO

Antes de profundizar, pensemos sobre qué es un plan y por qué necesitamos un plan de proyecto. Peter Drucker, uno de los gurús de gestión más famosos, nos dice cómo debe ser un plan de acción. 

Un plan de acción es una declaración de intenciones. Pero no es un compromiso. No es una camisa de fuerza. No hay que seguir todo al pie de la letra de nuestro plan inicial, como veremos más adelante. No tiene la intención de restringir nuestro movimiento o restringir el funcionamiento de nuestro negocio. Un plan debe ser revisado a menudo y continuamente. Debe anticipar la necesidad de ser flexible, y necesita tener un sistema que nos permita medir cómo avanzamos contra el plan. 

Además, un plan debe convertirse en la base de la gestión del tiempo ejecutivo.  Nos informa sobre la forma en que planificamos, la evolución de nuestros ejecutivos, y el tiempo que pasan, en la forma en que gastan en operar nuestro negocio. Un plan de proyecto es muy específico e incluirá los siguientes componentes. 

Un plan de proyecto incluirá la identificación del alcance, cuál es el alcance de nuestro proyecto. Incluirá una fase de identificación de todas las tareas, las dependencias entre ellas y el cronograma. Para finalmente encontrar una duración real y un marco de tiempo para la finalización de nuestro proyecto. 

Como parte de nuestro plan, también vamos a pensar en nuestros recursos y en cuántos necesitamos y cuándo los necesitamos. Vamos a aclarar las concesiones que vamos a hacer en términos de costo, recursos en función del tiempo. 

Y finalmente, vamos a desarrollar un plan de gestión de riesgos sólido y útil que nos permitirá hacer frente a los cambios en nuestro futuro a lo largo de la vida del proyecto. Una de las razones fundamentales por las que planificamos los proyectos es ayudarnos a cerrar la brecha entre la fase de iniciación y la ejecución. 

El plan nos permite reflexionar sobre los objetivos que establecemos y darnos cuenta si son factibles. 

También nos permite presentar ideas sobre cómo planeamos ejecutar nuestro proyecto y qué tipo de mecanismos deben implementarse.

La oficina de gestión del proyecto, será el lugar donde montaremos nuestro centro de mando, debemos tener en cuenta cómo se verá, dónde se ubicará físicamente, qué tipo de reuniones se llevarán a cabo, con qué frecuencia, y el plan nos da una indicación de lo que se necesita y cuándo. 

Cuáles son los puntos de presión del proyecto, los hitos que deben alcanzarse y cómo podemos planificar en consecuencia.

A algunos de nosotros nos gusta planificar a largo plazo, como suelen hacer las personas que planean sus bodas normalmente tardan muchos, muchos meses en planear ese evento emocionante. Hay otras personas que prefieren planear a corto plazo y realmente apresurarse en la ejecución. 

En general, no hay una regla prescrita que le diga cuánto tiempo vamos a dedicar planeando. Pero uno de los factores más importantes es darse cuenta de que, aunque estemos planificando, incluso si ya estamos en la fase de ejecución, e incluso si deseamos progresar en el proyecto, es posible que tengamos que volver y modificar el plan. 

El plan está solo ahí para comenzar el proceso. Nos marca una ruta. Es un trabajo en progreso y es una mejora continua de nuestras expectativas.  Así que , !!!comencemos a planear!!!

Un plan incluye los siguientes componentes:

• Identificar el alcance
  
• Identificar tareas, dependencias y programación
  
• Planear recursos
  
• Clarificar las concesiones y los principios de toma de decisiones
  
• Desarrollar un plan de gestión de riesgos
• Revisar el plan continuamente
• Anticiparse a la necesidad, ser flexible
• Incluso podría regresar y modificar el plan inicial

Sin lugar a dudas, en algunos de los proyectos que he realizado, o tal vez en todos, a lo largo del proceso he tenido que ir a la idea inicial y revisar el proyecto, para centrarme en el proyecto en la dirección que quería al principio, porque de alguna manera surgen nuevas ideas a lo largo del proceso que pueden desviarnos del objetivo original. Esto es bueno, porque nos permite tener una perspectiva más amplia de nuestro último proyecto.

Antes de ir a la siguiente pincelada me gustaría comentaras el artículo, te dejo unas preguntas que me parecen interesantes para comentar sobre el artículo ¿Has tenido alguna experiencia al tener que modificar tu plan antes de llegar al final? ¿Cuáles fueron algunos de los desafíos al hacerlo? ¿y los beneficios? ¿Qué podrías hacer de manera diferente en el futuro? Muchas gracias por tu colaboración...