Cuáles son los objetivos y los criterios de éxito de un Proyecto

La siguiente pregunta que debemos hacer es: ¿cuál es el objetivo fundamental de nuestro proyecto?¿qué criterios de éxito seguiremos para realizarlo? Recordemos la definición de Proyecto que vimos en anteriores artículos;

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto, servicio o resultado.

Desde la perspectiva del cliente, y cuando digo cliente me refiero a la persona, organización o compañía que nos ha encargado el producto o servicio, el cliente podrá ser interno o externo a nuestra organización y tendremos un usuario, que usará el producto o servicio último.

En el caso de que el proyecto tenga diferentes entregables se consensuará la lista de prioridades de éstos.

El carácter de temporal se refiere también a tener listo el producto o servicio para una determinada fecha, de acuerdo con el usuario final o con el cliente y poder transferir el derecho de uso o la propiedad del producto o servicio, si se da el caso.

El usuario final o el cliente que nos ha demandado este producto o servicio querrán que el producto o servicio satisfaga las funcionalidades para las que ha sido creado y que previamente se definieron durante la vida del proyecto. Es decir, que el producto o servicio tenga calidad y cumpla con los requisitos y/o especificaciones definidas.

Desde el punto de vista de nuestra organización o empresa, tendremos recursos limitados tanto humanos como económicos y esto hará que limitemos el gasto ocasionado en la ejecución del proyecto. O si el proyecto está relacionado con una venta, querrá obtener un porcentaje de beneficio determinado, por lo que el coste estará directamente limitado por el precio de venta al cliente y por dicho porcentaje de beneficio.

En ambos casos el proyecto estará dotado en un presupuesto previamente acordado.

Los criterios de éxito

¿Qué es un criterio? conjunto de normas, reglas o pruebas sobre las que se puede basar una opinión o decisión, o por medio de la cual se puede evaluar un producto, servicio, resultado o proceso.

Se tiene que definir al principio del proyecto , se irá refinando durante éste, pero es en el cierre cuando lo utilizaremos plenamente.

Cuanto más sentimiento le quitemos al criterio de éxito y más lo objetivemos, mejor y más fácil nos resultará demostrar y presentar lo que conseguimos al cierre del proyecto.

¿Cómo podemos quitarle la componente subjetiva? Existen varios métodos. Nosotros emplearemos el método SMART.

De la definición de proyecto identificábamos las siguientes limitaciones:

• Alcance y calidad (componente tecnológico),
• Tiempo y
• Coste.

Con toda esta información podemos concluir que a la vista de los criterios de éxito y su complejidad sería conveniente aplicar una metodología en la Dirección de Proyectos para tener una guía a la que atenernos. Nuestros directores de Proyectos te ayudarán con esta metodología, dependiendo del tipo de proyecto que decidas emprender, serán proyectos sencillos o mas complejos.

Para proyectos sencillos, el número de tareas o actividades que intervienen será reducido. Las relaciones de dependencia entre ellas no son complejas y la necesidad de recursos, tanto de equipamiento como de personal, será limitado.

Para que puedas entender esta compleja metodología de una forma más mundana, imaginemos que tenemos un caso muy sencillo un nuevo proyecto que queremos realizar en nuestra empresa, tendremos que aplicar las prácticas, técnicas y procedimientos y normas que sea necesario para trabajar en él.

Nuestro pequeño proyecto será como realizar una reunión de empleados en nuestras oficinas para presentar un nuevo producto en la empresa con un pequeño catering y aprovechar para que los empleados se relacionen en un ambiente distendido.

A parte de hacer un listado con los invitados a tal evento, será importante que al menos tengamos claros los siguientes puntos a tener en cuenta:

• Cuándo lo haremos.
• Dónde lo haremos.
• Cuánta comida será necesaria.
• Cuantos empleados seremos.
• Cuanto durará.
• Que criterios de éxito tendremos que emplear respecto al catering (no es lo mismo si tenemos vegetarianos o si no lo son).
• Que criterios de éxito tendremos que usar a la hora de presentar el producto (presentación, tener preparados los equipos de audio y sonido, etc..)

Éste es solo un pequeño ejemplo...El hecho de tener una Metodología evita olvidos y permite de una forma sistemática garantizar que en todo momento sabemos dónde se encuentra nuestro proyecto, cuáles son las desviaciones y sus acciones correctoras y, lo que es mejor, prever el futuro.

Luego, el jefe de Proyectos y su equipo de proyecto, en base a esa información, decidirán en qué profundidad aplican los procesos que forman parte de la Metodología dependiendo de la complejidad y grado de incertidumbre del proyecto para obtener el máximo éxito posible.

Ahora que conoces mejor cuáles son los objetivos y los criterios de éxito de un Proyecto, queremos ofrecerte nuestros servicios en Blue Management poniendo a tu disposición nuestros directores del departamento de Project Management de BlueMg, nuestros expertos que te ayudarán a dar el paso y crear tu proyecto ya sea personal o empresarial.

Si te ha gustado esta pequeña pincelada sobre Cuáles son los objetivos los objetivos y los criterios de éxito de un Proyecto quizá pueda interesarte nuestro siguiente artículo en nuestro Blog...

Bibliografía: PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® marcas registradas del Project Management Institute, Inc.